Toma de Inventario

Esta es la manera correcta de realizar el proceso de toma de inventario.

Nota: Realice este proceso al final del día, cuando el equipo de empaque, proceso y ventas hayan terminado su trabajo.

El proceso de toma de inventario debe hacerse a nivel de finca.

Primero usted debe abrir la aplicación "Notepad" en su computadora si su sistema operativo es Windows, y TextEdit si es Mac.

La aplicación se llama NOTEPAD, pero depende del sistema operativo.

Una vez que está en la aplicación, ponga el cursor en la pantalla del Notepad y comienze a escanear los ramos con la pistola inalámbrica almacenados en el cuarto frío.

Al escanear los ramos, los números de identificación de los mismos iran apareciendo en el Notepad.

Los IDs de los ramos apareceran en el Notepad

Nota: Todos los ramos que están almacenados en el cuarto frío tienen que ser escaneados en el documento de Notepad.

Tan pronto como el empacador termine, el archivo debe guardarse en formato de archivo " .txt " para que no tenga problemas al cargar el archivo en su aplicación de finca UNOSOF.

Haga clic en el botón File(Archivo) y luego en la opcion Save as(Guardar como)

La siguiente página aparecerá donde puede colocar el nombre del archivo en la sección File Name (Nombre del Archivo), y presiones el botón Save (Guardar).

Le recomendamos guardar el archivo en el escritorio de su computadora, para que sea más fácil encontrarlo.

Si el archivo no es guardado con el formato .TXT, el sistema no lo reconocerá.

Ahora que tiene el archivo listo para subirlo, es muy importante revisar el documento. Este no puede tener ningún salto de línea (enter) o espacios entre dos códigos de barras. Si existe alguno, el sistema tomará esa acción como el final de su archivo y el sistema no reconocerá los otros ID del grupo de ramos.

Luego de verificar el archivo, usted debe acceder a la aplicación de su finca e ingresar con el usuario que tenga los permisos para subir el nuevo archivo de inventario.

Si el archivo no es guardado con el formato .TXT, el sistema no lo reconocerá y no procesará el archivo.

Pasos a seguir dentro de Unosof

Vaya a la sección:

Ruta en Inglés: Inventory // Inventory Management // Inventory Shoot

Ruta en Español: Inventario // Maestro de Inventario // Toma de Inventario

En el modulo de Inventory Shoot, escoja la finca correspondiente.

Primero es necesario seleccionar la bodega del que toma el inventario

Despúes de seleccionar la finca correcta,

1. Haga clic en Choose File para escoger el archivo .txt con todos los ramos.

2. Seleccione el archivo .txt

3. Presione en Open(Abrir)

Despues, presione el boton Upload File para tener una vista previa del archivo en el sistema.

Presione el botón "Upload File", ahora puede ver una vista previa del archivo.

El sistema actumáticamente le indicará una vista previa de todos los ramos que han sido escaneados en el inventario. También podrá ver información específica de todos los códigos de barras que han sido escaneados en el documento.

Vista previa de todos los ramos escaneados

IMPORTANTE Asegúrese de que todo el archivo esté cargado en su navegador antes de presionar el botón azul "Process Inventory". Algunas veces el archivo contiene mucha información, así que cargarla tomará un momento, sea paciente antes de hacer click en "Process Inventory".

Una vez se haya asegurado de que todo este correcto, presione Process Inventory.

La manera correcta de verificar si todo el archivo está cargado exitosamente, es verificar en su aplicación antes de hacer click en "Process Inventory" que el último ID de ramo es el mismo que tiene en el archivo de notepad .txt.

Significado del Estado en el archivo del Inventario

Cuando usted está subiendo el archivo antes de procesarlo usted debe ver 3 estados diferentes, que usted debe considerar.

Después de presionar "Process Inventory", verifique la columna "Status"

Packed Status

Este estado en específico es muy importante de tenerlo en cuenta. No es común ver este estado si usted tiene una buena organización de su cuarto frío y los empacadores hacen bien su trabajo.

Cuando vea este estado en uno o varios ramos, es necesario generar nuevos códigos de barras porque significa que los stickers de los ramos han sido empacados y enviados en una caja, la PO ya ha sido facturada, así que no puede modificarse.

El estado se mostrará en la columna "status" como "Packed" en amarillo

Duplicate Status

Se muestra en rojo en la columna "Duplicate ID"

Este estado se refiere a que el ID de un ramo en específico ya ha sido escaneado antes en el archivo note pad.

Cuando vea un duplicado, no se preocupe. El sistema automáticamente eliminará el ID duplicado y solo cargará uno de los IDs, solo si el ramo no ha sido empacado o ha salido.

Exited Status

En este estado se puede ver los ramos que han salido del inventario por alguna razón. Cuando vea este estatus, no se preocupe, el sistema omitirá automáticamente esta ID y continuará con la siguiente ID que tenga el estado Disponible.

Estado disponible

Este es el estado perfecto para un código de barras, porque esto significa que no hay problemas con el ID y el ramo aparecerá en su inventario luego de presionarl el botón "Process Inventory".

Casos: Cuando un ramo no se escanea en el bloc de notas para el archivo de disparo de inventario, tenga en cuenta que el sistema pone los ramos en un modo desactivado.

Puede suceder que en el cuarto frío vean 23 ramos físicos, pero el informe "View Aged Inventory" solo muestra los 22 ramos que se necesitan para sacar del inventario a través del módulo "Inventory Exits". Este caso ocurre porque en el archivo de sesión de inventario los chicos de la estación 3 no escanearon un ramo en el archivo, por lo que el sistema establece ese ramo como "De-Activated", lo que significa que el ramo no aparecerá en el inventario para que los representantes de ventas lo vendan o vean ese ramo.

Si los empacadores están haciendo la salida de los ramos y encontraron el racimo, necesitarán procesar una salida de ese ramo, como “Flor de Baja” porque ese ramo existe físicamente.

Esto significa que el sistema reconoce que el ramo algún día existió porque el S2 registró esa información. Sin embargo, en el S3 los empacadores no escanearon el montón en el archivo de Bloc de notas. Este es un error común que debe tomarse en cuenta.

Después de hacer la salida de inventario de ese ramo (escanear el código de barras), el sistema lo volverá a tener en cuenta para informar de la "Flor de baja".

Antes de la salida del inventario, el ramo estaba en un estado de limbo porque no se escaneó en el archivo. Entonces, después de que el inventario salga de ese ramo faltante, los informes mostrarán los datos de ese ramo y se puede ver en "Inventory Packing List" que el ramo tiene su ID único y se lo sacó (Eso significa que se lo tiene en cuenta para informes).

Cuando revisamos en la "Inventory Packing List" en el informe "View Inventory Items Detail", se mostrará que el ramo salió como "Flore de Baja". Si elimina las salidas con los permisos de "Full control", el sistema devolverá el grupo al inventario como un "Available bunch"